PENGERTIAN MANAJEMEN

Posted: Oktober 17, 2010 in Uncategorized

Arti dan Fungsi Manajemen

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinisasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen mempunyai 5 fungsi, yaitu :

  1. Perencanaan
  2. Pengkoordinasasian
  3. Pengarahan
  4. Pengkoordinasikangi
  5. Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu.

Jadi, untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana disebut fungasi. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu di koordinasikan sedemikian rupa.

Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah ; (1) Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, (3) manakemen operasional atau manajemen supervisor.

  1. Manajemen Puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen ini bertugas menyusun rencana-rencana umum perusahaan dan menggambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

2. Manajemen Madya

Manajemen Madya atau menajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan manajer divisi. Tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

3. Manajaemen Operesional

Manajemen Operasional bertugas menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut (first-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah

Sejak pemunculan buku Taylor, Henry Fayol tahun 1911, Taylor dikenal sebgai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbikan berjudul The Principles of  Scientific Management. Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, prinsip-prinsip itu adalah :

Prinsip 1 :  Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk meneyelesaikannya.

Prinsip 2 :  Orang yanag tepat untuk memengku jabatan dapat dipilih dan dilatih secra ilmiah.

Prinsip 3 :  Kita dapat menjamin bahwa cara tersebut diikuti dengan menggaji pemagang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4 :  Menepatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Sekolah Klasik (classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan menajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasikan, pengarahan, pengendalian.

Sekolah Prerilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang sering disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of manajemen, telah menjadi popular sejak tahun 1950-an. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosoilogi sebagai bagian Dari latar belakang pendidikan manajer.

Sekolah Ilmu Manajemen ( Manajemen Science School )

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic. Model-model metematis digunakan untuk menyelesaikan maslah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelasaikan masalah-maslah bisnis.

Analisis Sistem

Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu maslah dan hubungan mereka.

Manajemen Hasil

Manajemen hasl berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin popular. MBO merupakan suatu program untuk mengingatkan motivasi da pengendalian karyawan.

Adapun keburukannya dapat disebutksn di sini antara lain ;

  • Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat
  • MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
  • MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen
  • Tujuan-tujuan ini seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.

Bentuk-bentuk Perencanaan

a. Tujuan

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Stetegi merupakan tindakan penyelesaian dari rencana yang telah dibuat. Oleh karena itu dalam membuat stategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketetapan waktu, ketetapan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan=aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f. Program

Program merupaknan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptaknikan adanya tindakan. Dalam organisasi, bias any program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.

Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran.

b. Mengarahkan Perhatian pada Waktu

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalamnya mencapai tujuan telah ditetapkan. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/ tujuN yang telah ditetapkan.

c. Memperingan Biaya

Dengan adanyga perencanaan memunngkinkan diadakan penghematab ongkos-ongkos, sebab kegiatan dapat dilakukan secara efisian dan efektif.

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan

Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

  1. Menetapkan Tujuan
  2. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
  3. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
  4. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
  5. Mengambil Keputusan
  6. Menyusun Rencana Pendukung

Penjualan yang lebih besar, laba yang lebih besar, ongkos-ongkos yang lebih kecil, pelayanan yang lebih baik, dan sebagainya dinyatakan dengan garis vertikal sedangkan garis horizontal menunjukan waktu.

Proses Pendekatan yang Rasional dari suatu Perencanaan, dengan menghubungkan antara Waktu dan Kemajuan yang dapat Dicapai Tanpa Mengabaikan berbagai Anggapan Kritis.

Jangka Waktu Perencanaan

Perencanaan dapat dikelompokan menjadi 3 golongan :

  1. Perencanaan jangka panjang
  2. Perencanaan jangka menengah
  3. Perencanaan jangka pendek

Perencanaan pembangunan dua puluh lima tahun di Indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang. Era Pembanguan tersebut dapat dipecah lagi menjadi perencanaan jangka pendek disebut Pembangunan Lima Tahun (PELITA). Pembangunan 5 thn dapat dipecah menjadi perencanaan jangka pendek.

Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

  1. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian sullit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang teapatpun sulit untuk ditentukan.

2. Perubahan yang Sangat Cepat

Perubahan ang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

  1. Kekuatan Internal

Kekuatan Internal merupakan kekeuatan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/ perusahaan; dapat berupa :

  • Kekuatan Spikhologis
  • Kekuatan karena Adanya Prosedur dan Kebijakan
  • Kekuatan Sumber Daya dan Dana
  • 2.Kekuatan Ekstenal

Kekuatan Eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan maslah-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya.

3. Waktu dan Biaya

Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternative atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Faktor biaya perlu juga diperhatikan dalam menyusun suatu perencanaan. Faktor biaya ini  sangat berkaitan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya.

Pengambilan Keputusan

  1. a. Syarat Pengambilan Keputusan

Pengambilan Keputusan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional. Untuk bertindak atupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

  • Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tinddakan yang  positif
  • Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
  • Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai ddengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
  • Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.
  1. Alat Pengambilan Keputusan

Tiga macam alat pengambilan keputusan

  1. Operation Research
  2. Teori Probabilitas
  3. Linear Progmming

PENGORGANISASIAN

Hubungn-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :

  1. Hubungan Informal

Hubungan Informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.

  1. Hubungan Formal

Hubungan Formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan formal terdapat tiga golongan dasar, yaitu:

1)      Tanggung Jawab

2)      Wewenang

3) Pertanggung Jawaban

Pola Hubungan antara Komponen Organisasi

Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan merupakan titik tolak proses pengorganisasian.

Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan pada masing-masing pelaksana. Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab dan di beri wewenang, ia minta untuk memberikan pertanggung jawabannya ke arah tujuan yang telah ditetapkan.

Rentangan Kekuasaan

Lyndall Urwick menyatakan bahwa jumlah bahawan yang paling tepat bagi seorang pimpinan adalah empat orang untuk tingkat atas dan dua belas orang untuk tingkat bawah. Faktor jumlah bawahan saja belum menjamin keefektifan serta efensiensi pengetahuan dari seorang pimpinan. Faktor tersebut adalah frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan.

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor :

  1. Latihan dari Bawahan
  2. Pendelegasian Wewenang
  3. Perencanaan
  4. Teknik Komunikasi

Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

  1. Didasarkan pada Suatu Angka

Dasar penggolangan dengan menggunakan angka ini biasannya terdapat di bidang kemiliteran.

2. Didasarkan pada Waktu

Dasar waktu untuk mengadakan pengelompokan biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pabrik. Bilamana sebuah pabrik harus menjalankan proses produksi secara terus-menerus dapat mengadakan pengelompokan karyawan ke dalam beberapa kelompok kerja. Tentu saja pengelompokan semacam ini tidak berlaku bagi para karyawan kantor (buka pabrik)

3.Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi ke dalam tiga bagian, yaitu Bagian Produksi, Bagian Pemasaran,(termasuk penjualan) dan Bagian Keuangan.

4. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah. Penggolongan ini untuk menampung jumlah aktivitas yang terlalu besar.

5.Didasarkan pada Jenis Barang dan Dihasilkan

Perusahaan-perusahaan dapat mengelompokan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya, karena masing-masing jenis barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda.

6. Didasarkan pada Jenis Langganan

Langganan-langganan perusahaan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dll.tidak setiap perusahaan memiliki jenis langganan yang sama.

Kareteristik Stuktur Organisasi

Bentuk struktur organisasi yang baik harus memilki dua kareakteristik dasar, yaitu:

  1. Keseimbangan dalam Organisasi

Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana kepada kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai denga sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

2. Fleksibel

Fleksibel merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

  1. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
  2. Prinsip Keharmonisan dengan Tujuan
  3. Prinsip Kesatuan Komando

Cara-cara Pengarahan

  1. a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :

1) Tugas itu sendiri

2) Tugas lain yang ada hubungannya

3) Ruang lingkup tugas

5) Delegasi wewenang

6) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, dll

2. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bwahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :

  • Perintah Umum dan Khusus
  • Perintah Lisan dan Tertulis
  • Perintah Formal dan Informal
  1. Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pemberian delegasi an wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Komunikasi

Dapat didefinisikan tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :

  1. Didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, dan sebaliknya
  2. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi
  3. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
  4. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol

Untuk mengadakan kommunikasi dapt digunakan sarana-sarana seperti telepon, televise, surat kabar, telex, radio, majalah, dan sejenisnya. Komunikasi dapat lebih efektif dan efisien.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip, yaitu :

1)      Komunikasi Harus Jelas

2)      Prinsip Integritas

3)      Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negetif

  1. Motivasi Positif

Motifasi Positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik.

2. Motivasi Negatif

Motivasi Negatif merupakan proses untuk memperngaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

Prinsip-prinsip Koordinasi

Koordinasi yang abik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Koordinasi antara bagian individu di dalam organisasi akan tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

  1. Prinsip Kotak Langsung

Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

Semua fungsi Perencanaa, Pengorganisasian, dan pengaorganisasian, dan pengarahan  merupakan tanggung jawab dari manajer. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh 2 cara, yaitu :

  1. Menjamin bahwa lingkungan dapat membantu untuk memberikan fdasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
  2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang sudah dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat dikutahui tentang hasil yang telah dicapai. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :

  1. Penyusun kembali rencana baru
  2. Menetapkan sasaran target baru
  3. Perubahan struktur organisasi

Langkah-langkah Pengawasan

  1. Menciptakan Standard

Standart merupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standart dapat dibedakan menjadi 2 yaitu, standard kuantitatif dan standard kualitatif.

2. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard

Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpanan yang telah terjadi.

3. Melakukan Tindakan Koreksi

Urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

  1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
  2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
  3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan koreksi yang paling tepat

Syarat-syarat Pengawasan

Untuk menja;ankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yaitu :

  1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
  2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi dengan segera
  3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
  4. Pengawasan harus ekonomis, dll.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s